Οι αποθηκευτικοί χώροι στο νέο κτήριο του Ε.Μ.Ε. σχεδιάστηκαν με μεγάλη προσοχή, λαμβάνοντας υπόψη όλους τους παράγοντες που μπορεί να επιδράσουν στα αντικείμενα, αφού θα στεγάζουν το μεγαλύτερο μέρος της συλλογής για μεγάλο χρονικό διάστημα. Διαμορφώθηκε στο υπόγειο επίπεδο ένας στεγανός μονωμένος χώρος συνολικής έκτασης 150 m2, με αυτόνομο κύκλωμα κλιματισμού, που περιλαμβάνει τρεις αποθηκευτικούς χώρους διαφορετικών διαστάσεων, έναν προθάλαμο και ένα ακόμη δωμάτιο, που χρησιμοποιείται για την υποδοχή και την διαχείριση των αντικειμένων. Με αυτόν τον τρόπο έγινε δυνατή η διάκριση της συλλογής σε κατηγορίες ανάλογα με το είδος και το υλικό των αντικειμένων και η δημιουργία χώρων σχετικών δραστηριοτήτων σε άμεση επικοινωνία με τις αποθήκες. Όπως και οι υπόλοιποι χώροι του Μουσείου, οι αποθηκευτικοί χώροι είναι εύκολα προσβάσιμοι μέσω του ανελκυστήρα.
Τα αποθηκευμένα αντικείμενα της συλλογής έχουν κατανεμηθεί ως εξής:
-
Room I: Αντικείμενα κατασκευασμένα κυρίως από ανόργανα υλικά (μεταλλικά, κεραμικά, γυάλινα, λίθινα).
-
Room II: Αντικείμενα κατασκευασμένα κυρίως από οργανικά υλικά, εκτός από υφάσματα (βιβλία, έγγραφα, ζωγραφικά έργα, φωτογραφίες, ξύλινα αντικείμενα και άλλα).
-
Room III: Υφάσματα, κοστούμια, γούνες, εξαρτήματα ενδυμασιών.
Οι χώροι αυτοί έχουν εξοπλιστεί με ειδικά διαμορφωμένα μεταλλικά έπιπλα αποθήκευσης, υψηλών προδιαγραφών, κατασκευασμένα στη Γερμανία. Τα έπιπλα, που περιλαμβάνουν συρταριέρες με σταθερό ή κλιμακούμενο ύψος συρταριών, ντουλάπια με γυάλινες συρόμενες πόρτες και σύστημα με κινητές ντουλάπες συρόμενες σε οδηγούς, είναι σταθερά, ανθεκτικά και αρκετά βαθιά ώστε να στηρίζουν τα αντικείμενα σε όλο τους το μήκος. Ανοίγουν χωρίς κίνδυνο για το υλικό που περιέχουν και τα αντικείμενα είναι προσιτά με ασφάλεια. Όλες οι μονάδες κλείνουν ερμητικά και έχουν κλειδαριές, ενώ επιτρέπουν την κυκλοφορία του αέρα στο εσωτερικό τους.
Τα αντικείμενα μέσα στις μονάδες αποθήκευσης είναι κατανεμημένα είτε θεματικά (ανόργανα, έγγραφα, ξύλινα), είτε χρονολογικά (βιβλία), είτε βάση μεγέθους (φωτογραφίες), ανάλογα με την περίπτωση. Για επιπλέον προστασία χρησιμοποιούνται ειδικά υλικά απαλλαγμένα από οξέα, όπως χαρτιά, κουτιά και χαρτόνια με αλκαλικό απόθεμα, αφρός και θυλάκια πολυαιθυλενίου, φάκελοι και χαρτιά photo safe, πολυεστερικά φιλμ, πολυαμιδικές και χάρτινες ταινίες και βαμβακερά υφάσματα.
Οι αποθηκευτικοί χώροι διατηρούν όλο το εικοσιτετράωρο σταθερές περιβαλλοντικές συνθήκες, που ανταποκρίνονται στα κατάλληλα επίπεδα τιμών για τα συγκεκριμένα υλικά. Εκτός από τα κλιματιστικά σώματα που ρυθμίζουν τη θερμοκρασία και την υγρασία στους χώρους, χρησιμοποιούνται και αυτόνομοι αφυγραντήρες για επιπλέον έλεγχο της υγρασίας. Οι θερμοϋγρασιακές συνθήκες παρακολουθούνται με ηλεκτρονικούς θερμοϋδρογράφους.
Όλα τα αντικείμενα διαθέτουν ένα μοναδικό αριθμό, ο οποίος αναγράφεται ευκρινώς πάνω στα υλικά συσκευασίας σε ετικέτες με ειδικό μεταλλικό υπόστρωμα. Στις εισόδους των χώρων υπάρχουν τοπογραφικές λίστες με όλα τα περιεχόμενα αντικείμενα, που διευκολύνουν τον εντοπισμό τους.
Το τέταρτο δωμάτιο χρησιμοποιείται ως χώρος υποδοχής και διαχείρισης των αντικειμένων προς αποθήκευση. Τηρείται βιβλίο μετακινήσεων των αντικειμένων, ημερολόγιο εργασιών και αρχεία δελτίων συντήρησης και ελέγχων των περιβαλλοντικών συνθηκών. Τέλος, στον προθάλαμο υπάρχει ένας χώρος φύλαξης των σύγχρονων έργων τέχνης, που ανήκουν στη συλλογή του Μουσείου.
Οι αποθήκες, για λόγους ασφαλείας, λειτουργούν υπό καθεστώς περιορισμένης πρόσβασης. Η πυρασφάλεια επιτυγχάνεται με ανιχνευτές καπνού και με εξοπλισμό πυρόσβεσης, όπως και στο υπόλοιπο κτήριο. Επίσης οι πόρτες του επιπέδου αυτού είναι πυράντοχες. Όλα τα αντικείμενα και τα έπιπλα είναι ανυψωμένα από το έδαφος και δεν έχουν άμεση επαφή με τους τοίχους, ενώ υπάρχει σύστημα συναγερμού για πλημμύρα. Περιοδικά πραγματοποιείται αποτίμηση της κατάστασης των αποθηκών και υποβάλλεται με έγγραφη αναφορά στο Διοικητικό Συμβούλιο.
